Contoh Surat Resmi – Dalam kehidupan sehari-hari tentu saja kita pernah menghadapi kegiatan-kegiatan yang bersifat resmi. ibarat kegiatan sebuah perlombaan yang diadakan organisasi ekstrakulikuler di sekolah, yang dimana sebelum mereka mengadakan perlombaan, harus mempunyai surat resmi yang akan diajukan kepada kepala sekolah sebagai permohonan dan menerangkan, bahwa organisasi tersebut ingin mengadakan suatu perlombaan yang meliputi tingkat antar sekolah, kabupaten, provinsi atau nasional.
Dan apabila organisasi ekstrakulikuler mengadakan perlombaan tanpa sebuah izin dari kepala sekolah, maka perlombaan tersebut tidak akan sanggup berjalan.Karena tidak ada surat resmi yang diajukan kepada kepala sekolah untuk menciptakan suatu perlombaan.
Oleh alasannya ialah itu pada kesempatan kali ini, saya akan membahas bagaimana cara menciptakan surat resmi yang benar?, dengan memahami bagian-bagian penting yang terdapat pada surat resmi tersebut.
Pengertian Surat Resmi
Surat Resmi (Official Letter) adalah Sebuah surat yang digunakan untuk keperluan atau kegiatan Formal/Resmi oleh pihak-pihak tertentu, ibarat sebuah Lembaga, Organisasi, Perorangan atau Instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara resmi.
Dalam pembuatan sebuah surat resmi harus memakai kaidah dan aturan-aturan yang telah ditentukan, ibarat memakai bahasa baku, isi surat harus efektif, & dibentuk dengan cermat sesuai keperluannya.
Meskipun biasanya surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, tetapi tetap harus sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditentukan dalam pembuatan surat resmi tersebut, salah satu pola surat resmi yang biasa digunakan secara langsung ialah Surat Undangan Pernikahan.
Fungsi Surat Resmi
Setelah kita memahami pengertian dari surat resmi pada pembahasan diatas, terlihat terang bahwa surat resmi mempunyai suatu fungsi dalam suatu kegiatan yang bersifat formal. Berikut ialah fungsi-fungsi pada surat resmi :
- Surat resmi berfungsi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai keterangan, gagasan, kegiatan dan hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
- Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis (Otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya sanggup di percaya dan di pertanggung jawabkan.
- Surat resmi berfungsi sebagai fatwa kerja dalam melaksanakan suatu kegiatan atau aktivitas, alasannya ialah berisi wacana langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
- Surat resmi befungsi sabagai memori pengingat bagi pihak yang mendapatkan surat, ibarat perorangan, organisasi, atau lembaga. Oleh alasannya ialah itu surat resmi dijadikan dokumentasi supaya sanggup digunakan kembali, sebagai data pada kemudian hari.
- Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis pada suatu kegiatan atau hal-hal tertentu.
Walaupun pada dikala ini telah banyak Fasilitas Teknologi Media ibarat Email (Surat Elektronik) atau lain-lainnya, tetapi fungsi surat resmi dalam bentuk print out, masih tetap digunakan untuk keperluan atau kegiatan tertentu, ibarat Keperluan Bisnis, Berniaga, Pemberitahuan, atau Keperluan lainnya.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Surat resmi mempunyai suatu ciri-ciri yang membedakan dengan surat lainnya ibarat Surat Lamaran Kerja, Surat Pengunduran Diri, Surat Izin atau Surat lainnya. Berikut ini ialah ciri-ciri surat resmi :
- Surat resmi memakai Bahasa Baku dan sesuai kaidah Bahasa Indonesia dengan ejaan yang disempurnakan (EYD) berupa kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
- Dalam pembuatan surat resmi memakai Bahasa yang singkat, padat, efektif, sehingga gampang dimengerti maksud dan isinya.
- Dalam pembuatan surat resmi tidak memakai Bahasa Implisit, tetapi memakai Bahasa Eksplisit.
- Dalam pembuatan surat resmi membentuk Full Block, Semi Block atau Intended Block.
- Dalam pembuatan surat resmi terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang terkait, dengan mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Dalam pembuatan surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, & lampiran kalau ada.
- Dalam pembuatan surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus dalam kondisi tertentu.
- Dalam pembuatan surat resmi bentuknya sistematis & memakai sesuai dengan hukum yang baku.
Jenis-Jenis Surat Resmi
Setelah kita membahas wacana pengertian, fungsi dan juga ciri-ciri dari surat resmi, dan berikutnya kita akan membahas jenis-jenis dari surat resmi, sebagai berikut ini :
1. Surat Keputusan
Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memberikan keputusan dari Pimpinan, mengenai hal-hal yang selama ini tidak terselesaikan. Biasanya jenis surat resmi ini berafiliasi dengan suatu perusahaan atau lembaga.
Contoh : Surat keputusan yang dibentuk oleh Pimpinan sebagai pengangkatan pegawai pada perusahaannya.
2. Surat Permohonan
Pada jenis surat resmi ini digunakan sebagai surat permohonan yang digunakan oleh suatu pihak untuk memberikan suatu permohonan kepada pihak lain.
Contoh : Surat yang dibentuk sebagai permohonan pinjaman dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.
3. Surat Perintah
Pada jenis surat resmi ini berfungsi sebagai surat yang berisi untuk memperlihatkan instruksi-intruksi kepada bawahannya.
Contoh : Surat perintah yang dibentuk oleh pemerintah digunakan sebagai surat jalan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.
4. Surat Kuasa
Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memperlihatkan suatu kuasa atau wewenang kepada pihak lain yang menjadi bahawannya.
Contoh : Surat kuasa untuk pembayaran pajak, pengambilan uang di bank, dan lain-lain.
5. Surat Panggilan/Undangan
Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memanggil atau mengundang pihak tertentu untuk keperluan langsung tertentu.
Contoh : Surat panggilan kerja, panggilan kepolisian, ajakan pernikahan, dan lain-lain.
6. Surat Edaran
Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memberitahukan kegiatan-kegiatan tertentu yang diadakan oleh suatu pihak kepada pihak-pihak lainnya.
Contoh : Surat edaran suatu perlombaan yang diadakan oleh sebuah organisasi ekstrakulikuler disebuah sekolahan.
Struktur Pembuatan Surat Resmi
Ketika dalam pembuatan surat resmi kita harus memahami apa saja struktur-struktur yang ada pada surat resmi.Berikut ialah ini ialah struktur-struktur surat resmi :
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala Surat (Kop Surat) terdiri dari:
- Logo instansi/ lembaga
- Nama instansi/ lembaga
- Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga
2. Nomor Surat
Pada suatu perusahaan/lembaga yang akan mengirimkan surat resmi, niscaya dilengkapi dengan nomor surat. Dengan dicantumkannya nomor surat tersebut, akan gampang untuk mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikirimkan dalam satu bulan.
3. Tanggal Surat
Pada surat resmi niscaya dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Yang berkhasiat untuk menandakan waktu, kapan dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran atau Hal
Didalam bab surat resmi biasanya dilengkapi dengan sebuah lampiran berkas, yaitu berupa dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.
5. Alamat Tujuan
Pada bab surat resmi dicantumkan alamat tujuan yang akan dikirimkan, dan penulisan pada alamat tujuan ditulis secara singkat saja. Karena pada alamat lengkap tujuan surat biasanya dicantumkan pada sampul surat.
6. Salam Pembuka
Didalam bab surat resmi terdapat kata pembuka, dimana penggunaan bentuk kalimatnya bersifat baku dan formal dengan bahasa yang sopan.
7. Isi Surat
Isi surat ialah inti utama dari terbuatnya surat resmi. Berupa informasi-informasi yang termuat pada bab isi harus dibentuk dengan singkat, padat, & jelas, dengan memakai bahasa baku dan bahasa Indonesia yang baik.
8. Salam Penutup
Salam epilog pada surat resmi ini, berfungsi untuk memperlihatkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bab surat resmi ini harus tercantumkan nama & tanda tangan dari pengirim surat .
10 Tembusan
Tembusan sanggup dibentuk apabila surat resmi yang akan digunakan perlu diketahui oleh pihak lain.
Contoh Surat Resmi
1. Contoh Surat Keputusan
2. Contoh Surat Permohonan
3. Contoh Surat Perintah
5. Contoh Surat Panggilan/Undangan
6. Contoh Surat Edaran
Demikianlah klarifikasi mengenai wacana Surat Resmi beserta Pengertian, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur-Struktur surat resmi yang baik dan benar, dan Contoh surat resmi.
Semoga sanggup bermanfaat dan menjadi suatu pengetahuan yang berkhasiat untuk kita semua.
Artikel Terkait Lainnya :